دليل تنظيم اجتماع افتراضي متعدد اللغات في الإمارات والدول العربية

لتنظيم اجتماع افتراضي متعدد اللغات في الإمارات بنجاح، ابدأ بالعربية لغةً أساسية، وحدّد اللغات الأخرى من قائمة المشاركين الفعلية، واختر موعداً يناسب المناطق الزمنية لكل الأطراف، وأرسل الدعوات والمواد بكل اللغات، واستخدم منصة اجتماعات فيها قنوات ترجمة فورية مدمجة وكبائن للمترجمين. وقبل كل ذلك، تأكد من أين تُحفظ بيانات الاجتماع وتسجيلاته.

يختلف هذا الدليل عن مقالنا حول تنظيم المؤتمرات الافتراضية متعددة اللغات في الإمارات، فهو يركز على الاجتماعات: مجالس الإدارة، واللجان، والاجتماعات الحكومية، واجتماعات الشركاء، حيث يكون عدد الحضور أقل والدقة أهم.

1. ابدأ بالعربية ثم أضف اللغات الأخرى

العربية هي اللغة الرسمية في الدولة، والإنجليزية لغة الأعمال الأوسع انتشاراً. لكن كثيراً من الاجتماعات في الإمارات تضم مشاركين يفضلون لغات أخرى، مثل الأردية أو الهندية أو الفرنسية أو الروسية أو الصينية، بحسب القطاع والشركاء.

• اعتمد على قائمة المدعوين: اسأل في نموذج التسجيل عن اللغة المفضلة بدلاً من التخمين.
• ميّز بين لغة القاعة ولغات الاستماع: قد يتحدث رئيس الاجتماع بالعربية ويتحدث بعض الأعضاء بالإنجليزية، فتحتاج إلى ترجمة في الاتجاهين.
• للأزواج اللغوية النادرة: استخدم الترجمة عبر لغة وسيطة، مثل نقل الكلام من الصينية إلى الإنجليزية ثم إلى العربية.

2. اختر موعداً يناسب كل المناطق الزمنية

تعمل الإمارات بتوقيت الخليج (UTC+4) طوال العام دون توقيت صيفي، بينما تغيّر أوروبا وأمريكا الشمالية توقيتها مرتين في السنة. فالفارق مع لندن مثلاً ثلاث ساعات صيفاً وأربع شتاءً.

وتذكر أن أسبوع العمل الحكومي الاتحادي يمتد من الإثنين إلى الجمعة مع نصف يوم عمل يوم الجمعة، فتجنب مساء الجمعة للاجتماعات الرسمية، وراعِ ساعات العمل المختصرة في شهر رمضان. واكتب الموعد في الدعوة بتوقيت الإمارات وتوقيت كل طرف رئيسي.

3. جهّز الدعوة والمواد بكل اللغات

• دعوة ثنائية اللغة: العربية أولاً ثم الإنجليزية، مع ذكر توفر الترجمة الفورية وطريقة اختيار اللغة.
• جدول الأعمال والعروض: أرسلها إلى المترجمين قبل 48 ساعة على الأقل، مع أسماء المتحدثين ومناصبهم.
• مسرد المصطلحات: أسماء الجهات والبرامج والمبادرات بصيغتها الرسمية في كل لغة، فهي أكثر ما يلاحظه الحضور عند الخطأ. ويشرح مقال ترجمة فورية عربي إنجليزي للاجتماعات أونلاين تفاصيل هذا الزوج اللغوي.

4. اختر منصة تدعم قنوات الترجمة والعربية

تسبب البرامج العادية إرباكاً عندما تحاول الترجمة فيها عبر اتصال جانبي أو خط هاتفي. ابحث عن منصة تجعل الترجمة جزءاً من الاجتماع نفسه.

في SmartMeet تتوفر هذه الميزات في قاعة الاجتماع نفسها، مع واجهة عربية كاملة من اليمين إلى اليسار، والتحكم في مستوى صوت المتحدث الأصلي تحت الترجمة، والترجمة عبر لغة وسيطة بين الكبائن.

5. لا تهمل حماية البيانات

تتناول الاجتماعات الحكومية واجتماعات مجالس الإدارة معلومات حساسة. ينظم المرسوم بقانون اتحادي رقم 45 لسنة 2021 حماية البيانات الشخصية في الدولة، وقد تكون لدى جهتك سياسات إضافية. اسأل أي مزود أين تُحفظ بيانات الاجتماع والتسجيلات، ومن يستطيع الوصول إليها، وكيف تُحذف. وتشرف هيئة تنظيم الاتصالات والحكومة الرقمية على قطاع الاتصالات والتحول الرقمي الحكومي في الدولة.

6. يوم الاجتماع: إرشاد الحضور

• افتح القاعة قبل الموعد بنصف ساعة للمترجمين والمتحدثين، وتأكد أن كل قناة تعمل.
• اعرض شريحة باللغتين توضح مكان قائمة اللغات.
• أخبر الحضور أن بإمكانهم طرح الأسئلة بلغتهم شفهياً أو كتابتها في لوحة الأسئلة.
• سمِّ شخصاً من الفريق لتلقي ملاحظات المترجمين أثناء الاجتماع.

الخلاصة

إن تنظيم اجتماع افتراضي متعدد اللغات في الإمارات يتطلب أكثر من برنامج اجتماعات: لغة عربية أولاً، وتوقيت يراعي كل الأطراف، ومواد بكل اللغات، ومنصة فيها قنوات ترجمة وكبائن حقيقية، وانتباه لحماية البيانات. وعندما تكتمل هذه العناصر، يتابع كل مشارك الاجتماع بلغته ويشارك فيه بثقة.

• الإمارات
• اجتماعات متعددة اللغات
• الترجمة الفورية
• اجتماعات افتراضية
• دبي
• أبوظبي